Mitarbeiter_in für Projektadministration

Mitarbeiter_in für Projektadministration

Mitarbeiter_in für Projektadministration

Die Koordinationsstelle Jugend – Bildung – Beschäftigung sucht 1 Mitarbeiter_in für die

Projektadministration

  • 28 Wochenstunden, idealerweise ab 1.11.2021,
  • Dienstort: 1120 Wien, Lehrbachgasse 18
  • Gehalt je nach Vordienstzeiten zwischen € 2278,30 und € 2617,60 (SWÖ-KV, VWG 6, bei Vollzeit)

Die Koordinationsstelle Jugend – Bildung – Beschäftigung ist eine Informationsdrehscheibe am Übergang Schule – Beruf mit dem Ziel, Überblick über alle Beratungs- und Ausbildungsangebote für Jugendliche und junge Erwachsene in Wien zu schaffen und die enge Kooperation aller beteiligten Institutionen zu fördern. Nähere Informationen zur Koordinationsstelle finden sich unter: www.koordinationsstelle.at

Als Arbeitgeber bietet das WUK unseren engagierten Mitarbeiter_innen Supervision, Fortbildungs­möglichkeiten, ein gutes Betriebsklima, Entwicklungsmöglichkeiten und herausfordernde Aufgaben in einer renommierten NPO. Das WUK unterstützt jährlich rund 5000 vorwiegend junge Menschen auf ihrem Bildungsweg und beim Einstieg in den Arbeitsmarkt.

Das WUK will die Vielfalt der Gesellschaft unter seinen Mitarbeiter_innen abbilden und verpflichtet sich zu einer nicht-diskriminierenden Personalpolitik. Daher sind beispielsweise Bewerbungen von Personen mit Migrationserfahrung und/oder nicht-deutscher Erstsprache ausdrücklich erwünscht. Wir sind bemüht möglichst barrierefreie Bewerbungs- und Arbeitsbedingungen herzustellen und unterstützen aktiv die Bewerbung von Menschen mit Behinderungen.

Aufgaben:

  • Laufende eigenverantwortliche Administration und Sekretariatsaufgaben (Rechnungskontierung, Führung der Handkassa, Einholen von Kostenvoranschlägen, Veranlassung von Reparaturen, Pflege von Inventarlisten und Schlüsselverwaltung, Verwaltung des Schriftverkehrs mit Fördergebern) und Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und Personalverrechnung
  • Laufende Kontrollen der Budgeteinhaltung, Vorarbeiten zur Jahres- und Halbjahresabrechnung sowie zur Antragsstellung
  • Büroorganisation sowie Verwaltung der projekt- und abrechnungsrelevanten Korrespondenz, von Verträgen, Sicherheitsprotokollen, u.ä.
  • Kompetente Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Arbeitsgruppen und Meetings – sowohl in Präsenz als auch im virtuellen Setting (bspw. über ZOOM)
  • Adressverwaltung und Terminabstimmung
  • Protokollführung bei Besprechungen und Arbeitsgruppen
  • Korrekturlesung, Aufbereitung, Layoutierung und Fertigstellung von Unterlagen, Berichten, Grafiken, Präsentationen, etc.
  • Support der Projektleitung sowie des Teams bei organisatorischen und fachspezifischen Aufgabenstellungen
  • Unterstützung bei der Standortkoordination und Verwaltung

Voraussetzungen / Qualifikation:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Mindestens 3-jährige Berufserfahrung in der selbständigen Führung und Organisation eines Sekretariats
  • Erfahrung in der Arbeit in Datenbanken (insbesondere BeFit) und komplexen Excel-Tabellen
  • Sehr gute MS-Office Anwendungskenntnisse (v. a. Outlook, Excel, Word und Power Point) sowie Erfahrung von Online-Meeting Plattformen (vorzugsweise ZOOM und GoToMeeting)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse (z.B. in BKS und/oder Türkisch) von Vorteil
  • Gleichstellung- und Diversity-Kompetenz
  • Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und hohes Maß an Selbstorganisation
  • Flexibilität im Umgang mit neuen Herausforderungen und Veränderungen im Arbeitsalltag
  • Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Engagement sowie Freude an der Arbeit mit Menschen
  • Erfahrung in der Arbeit in einer NPO von Vorteil

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte vollständig (Anschreiben, Lebenslauf, Nachweise) bis 13.10.2021 per E-Mail mit dem Betreff „Koordinationsstelle“ an bewerbung@wuk.at schicken. Unsere Datenschutz-Erklärung informiert Sie über den Umgang mit Ihren persönlichen Daten, wenn Sie sich bei uns bewerben.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen an bewerbung@wuk.at

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