Als Assistenz der Geschäftsführung bei i-MED vision unterstützen Sie aktiv die Geschäftsleitung bei der Durchführung und Koordination von geschäftlichen Aufgaben. Sie sind verantwortlich für die Organisation des Büros, die Unterstützung bei der Planung und Überwachung von Projekten sowie die Bereitstellung administrativer Unterstützung für das Führungsteam. Ihre Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeiten und Diskretion.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

1. Administrative Unterstützung:
• Verwalten von Terminen, Kalendern und Reiseplänen für die Geschäftsführung
• Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen und Erstellung von Protokollen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten
• Verwaltung von Korrespondenz und Kommunikation im Namen der Geschäftsführung
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen der Geschäftsleitung und anderen Abteilungen

2. Projektunterstützung:
• Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten
• Koordination und Zusammenstellung von Projektunterlagen und -berichten
• Verfolgung von Projektmeilensteinen und Sicherstellung der Einhaltung von Zeitplänen
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern

3. Büroorganisation:
• Organisation von Reisen, Unterkünften und Veranstaltungen für das Team
• Koordination von Besprechungen  sowie technischer Unterstützung

4. Kommunikation und Schnittstellenfunktion:
• Effektive Kommunikation zwischen der Geschäftsführung und internen/externen Partnern
• Beantwortung von Anfragen und Weiterleitung von Informationen an die entsprechenden Ansprechpartner
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, um Informationen auszutauschen und Prozesse zu koordinieren

Anforderungen:
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
• Erfahrung in der Assistenzfunktion oder im administrativen Bereich
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Hohe Verantwortungsbereitschaft und Eigeninitiative
• Gute Kenntnisse der gängigen Bürosoftware (z. B. MS Office)
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wenn Sie eine herausfordernde Position in einer jungen, dynamischen und innovativen Organisation mit suchen, in der Sie eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten, einen großen Gestaltungsfreiraum haben und zum Erfolg der Organisation beitragen können, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung bei i-MED vision.