Assistenz der Geschäftsführung & Büroleitung Wien (w/m/d)

Weitblick GmbH

Du bist ein Organisationstalent, denkst gerne mit und willst in einem sinnstiftenden Umfeld arbeiten? Dann suchen wir genau Dich! Die Weitblick GmbH sucht eine strukturierte, verlässliche, zahlenaffine und vielseitige Persönlichkeit zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur operativen Leitung unseres Wiener Büros. Die Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit organisatorischer Verantwortung und Unterstützung in den Bereichen Vertrieb und Kommunikation.

Die Weitblick GmbH (www.weitblick-gmbh.org) ist eine gemeinnützige, politisch und finanziell unabhängige Organisation mit Sitz in Vorarlberg und Wien. Wir entwickeln Bildungs- und Beteiligungsformate an der Schnittstelle von psychosozialer Gesundheit, Lebenskompetenz, Umwelt- und Klimabildung sowie nachhaltiger Entwicklung.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft (Terminorganisation, Reiseplanung, Korrespondenz)
• Operative Koordination des Wiener Büros (Büroorganisation, Abläufe, externe Kontakte)
• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Abwicklung von Angeboten, Vertriebsprozessen, Berichterstattung, Projektbudgets und Präsentationen
• Mitarbeit bei Personalverwaltung (z. B. Onboarding, Urlaubskoordination)
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen
• Pflege der Website sowie Unterstützung bei Kommunikation (inkl. Newsletter) & Social Media
• Schnittstelle zu Dienstleister:innen sowie ggf. Partnerorganisationen, Verwaltung und Buchhaltung

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Mehrjährige Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder Projektunterstützung
• Strukturierte, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse
• Versierter Umgang mit digitalen Tools (MS Office, Cloud-Tools, Kalender, etc.)
• Interesse an Themen wie Bildung, Nachhaltigkeit und Gemeinwohl

Was wir bieten:

• Eine vielseitige Tätigkeit mit Sinn und Gestaltungsspielraum
• Ein dynamisches, wertschätzendes Team mit flachen Hierarchien
• Moderne Arbeitsumgebung in Wien mit Homeoffice-Möglichkeit
• Flexible Arbeitszeiten

Gehalt:

Das Bruttojahresgehalt für diese Position beträgt € 45.000 bei 30 Wochenstunden.

Bewerbung:

Bitte sende Deine Bewerbung (Lebenslauf und kurzes Motivationsschreiben, max. 1 Seite) bis zum 22. Juli 2025 an Lisa Schellander unter jobs@weitblick-gmbh.org. Wir schätzen authentische, menschengenerierte Bewerbungen, die Deine konkreten Erfahrungen, Deine Persönlichkeit und Deine Motivation sichtbar machen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Perspektiven, Erfahrungen und Lebensrealitäten.