Leiter/in Verwaltung und Betreuung

Österreichischer Auslandsdienst

Für unser Büro in Wien suchen wir eine/n verlässliche/n, genaue/n und gut organisierte/n Kollegin oder Kollegen für die Funktion Leiter/in Verwaltung und Betreuung.

In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Betreuung unserer Freiwilligen. Sie sorgen dafür, dass Unterlagen, Fristen, Berichte, Daten und Abläufe korrekt vorbereitet, dokumentiert und nachverfolgt werden. Gleichzeitig sind Sie eine wichtige Ansprechperson vor allem für junge Menschen vor und während ihres Auslandsdienstes.

Ihre Aufgaben

• Verwaltung und Pflege der Datenbanken für zukünftige und aktive Freiwillige
• Erstellung und Bereitstellung relevanter Unterlagen, darunter Verträge, Versicherungsbestätigungen, Zertifikate und sonstige Bestätigungen
• Sammlung, Prüfung und Ablage von Berichten der Freiwilligen
• Betreuung der Freiwilligen vor und während ihres Dienstes als zentrale Ansprechperson
• Organisation regelmäßiger Sprechstunden
• Beantwortung von Anfragen, vornehmlich per E-Mail und Ticket-System
• Zusammenarbeit mit dem Sozialministerium, insbesondere bei Informationen zu Freiwilligen, Verträgen und Berichten
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Treffen und Seminaren
• Betreuung ehrenamtlicher Mitarbeiter/innen in den Bereichen Jahrgangsmanagement, Archiv, IT, Statistik und Koordination der Tutor/innen
• Mitarbeit beim Aufbau neuer Jahrgänge
• Versand des Vereins-Newsletters
• weitere administrative und organisatorische Aufgaben nach Bedarf

Ihr Profil

Sie passen gut zu dieser Funktion, wenn Sie gerne strukturiert arbeiten, Verantwortung übernehmen und auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick behalten.

Wir erwarten:

• abgeschlossenes Bachelorstudium oder vergleichbare Qualifikation
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• genaue, verlässliche und fristgerechte Arbeitsweise
• klare, höfliche und korrekte Kommunikation mit Freiwilligen, Partnerorganisationen und öffentlichen Stellen
• sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln, insbesondere mit Office-Anwendungen, Tabellen und Dokumentenverwaltung

Von Vorteil sind:

• Erfahrung mit CRM-Systemen oder strukturierten Datenbanken
• Erfahrung im pädagogischen Bereich
• Erfahrung im Umgang mit Jugendlichen oder jungen Erwachsenen

Wir bieten

• Teilzeitbeschäftigung im Ausmaß von 25 Wochenstunden
• flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten nach Vereinbarung
• Arbeitsplatz in Wien, nahe der U-Bahn-Station Zieglergasse
• ein kleines, internationales Team
• eine verantwortungsvolle Aufgabe an der Schnittstelle von Verwaltung, Betreuung, internationaler Zusammenarbeit und öffentlicher Verantwortung
• Arbeit mit jungen Menschen, Partnerorganisationen und öffentlichen Stellen
• Einblick in ein weltweites Netzwerk aus Gedenk-, Sozial- und Friedensprojekten
• Möglichkeit zur Teilnahme an Schulungen, Konferenzen und Veranstaltungen
• Bezahlung ab EUR 3.133,- brutto monatlich auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung von 38,5 Wochenstunden, aliquot für 25 Wochenstunden
• unbefristeter Arbeitsvertrag

Bewerbung

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und ein Motivationsschreiben auf Deutsch oder Englisch bis spätestens Montag, den 20. Juli 2026 an:

Mag. Jean-Lou Cloos
Geschäftsführer
jean-lou.cloos@auslandsdienst.at