Event- und Office-Manager:in / Executive Assistant (m/w/d)

Austria Institut für Europa und Sicherheitspolitik (AIES)

Das Austria Institut für Europa- und Sicherheitspolitik (AIES) ist der führende Think Tank in Österreich im Bereich der Sicherheits- und Verteidigungspolitik mit Sitz in Wien. Wir beschäftigen uns seit knapp 30 Jahren mit Fragen zu Europa im Kontext globaler geopolitischer Entwicklungen sowie der europäischen Integration. In diesem Zusammenhang richtet sich das AIES mit Analysen, Empfehlungen, wissenschaftlichen Studien und Veranstaltungen sowohl an politische Bedarfsträger:innen als auch an die breite Öffentlichkeit.

Für unser AIES-Team suchen wir eine/n Event- und Office-Manager:in / Executive Assistant (m/w/d), Teilzeit (25-30 Stunden; 30% Event Management, 40% Office Management und 30% Executive Assistance).

Du hast Lust eng mit hochrangigen Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft und der akademischen Welt zusammenzuarbeiten? Du konntest bereits erste Erfahrungen im Bereich des Officemanagements und der Veranstaltungsplanung sammeln bzw. traust Dir diese Tätigkeiten zu? Du bist ein echtes Organisationstalent, sehr kommunikativ, offen und möchtest Forschungsprojekte, öffentliche Veranstaltungen sowie die digitale Präsenz des AIES im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik in Österreich, Europa und weltweit mit uns vorantreiben?

Dann bewirb dich ab sofort als Event- und Office-Manager:in / Executive Assistant (m/w/d) und werde Teil unserer AIES-Familie.

DAS SIND DEINE AUFGABEN:

• Planung, Koordination und Organisation von AIES-Veranstaltungen
• Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen
• Abwicklung etwaiger administrativer und organisatorischer Aufgaben im Office-Bereich Unterstützung der Buchhaltung beim Rechnungsmanagement
• Unterstützung der Institutsleitung bei diversen administrativen Tätigkeiten
• Koordination und Verwaltung unserer Social-Media-Kanäle (X, Facebook, Instagram, LinkedIn und YouTube)
• Unterstützung im Personalwesen mit Fokus auf Recruiting von Praktikant:innen
• Verbesserung und Weiterentwicklung interner Prozesse/ Systeme
• Bereitstellung, Verwaltung und Vorbereitung von Finanzdaten zur Planung und Umsetzung von Forschungsprojekten

DAS ERWARTEN WIR VON DIR:

• Organisatorische Affinität für Veranstaltungen sowie hohes Interesse für unsere Themengebiete
• Grundkenntnisse in den Bereichen Buchhaltung/Office-Management/HR/Marketing
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (insb. Word und Excel)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen sind von Vorteil
• Interesse an der Betreuung von Social-Media-Kanälen (Erfahrung mit Canva von Vorteil)
• Selbstständige, effiziente und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Universitätsabschluss bzw. erste einschlägige Berufserfahrung von Vorteil

DAS BIETEN WIR DIR:

• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem jungen, modernen und dynamischen Team
• Flache Hierarchien und ein motivierendes, familiäres Arbeitsumfeld
• Die Gelegenheit, kreativ und proaktiv in der Gestaltung unseres Social Media Auftritts mitzuwirken
• Die Möglichkeit, bei vielen aktuellen und spannenden Themen der Außen- und Sicherheitspolitik mit den besten Köpfen der Branche zusammenzuarbeiten
• Eine steile Lernkurve und tiefe Einblicke in die vielfältigen Themenbereiche der Internationalen Beziehungen
• Flexible Arbeitszeiten und Home-Office Möglichkeiten
• Sicherer Arbeitsplatz und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem der besten sicherheitspolitischen Think Tanks in Österreich

Für die Position gilt ein Grundgehalt auf Vollzeitbasis von monatlich € 2.500,- brutto. Es handelt sich um ein unbefristetes Dienstverhältnis.

Bei Interesse schreib uns bitte ein E-Mail an office@aies.at (Betreff: Bewerbung_NACHNAME) mit deinem Lebenslauf und einem Motivationsschreiben.

Bewerbungszeitraum: 09.05.2025 – 06.06.2025 (geeignete Kandidat:innen werden so bald wie möglich kontaktiert und zum Gespräch eingeladen)