Leitung Finanzen, Controlling & Personalwesen (m/w/d)

HTA Austria - Austrian Institute for Health Technology Assessment GmbH

Das Austrian Institute for Health Technology Assessment (AIHTA) ist eine unabhängige wissenschaftliche Einrichtung, die medizinische Technologien systematisch bewertet, um evidenzbasierte Entscheidungsgrundlagen für das Gesundheitssystem bereitzustellen. Wir arbeiten in einem interdisziplinären Team von Wissenschafter:innen (Medizin, Gesundheitswissenschaften, Gesundheitsökonomie, Public Health, etc.).

Wir suchen ab 1. Oktober 2025 eine kaufmännische Expertin / einen kaufmännischen Experten (Teilzeit/30 Wochenstunden) mit breitem Kompetenzspektrum, der/die neben operativen Tätigkeiten die fachliche Verantwortung übernimmt.

IHRE AUFGABEN

Rechnungswesen

• Sie verantworten die Finanzbuchhaltung in allen fachlichen Belangen in Abstimmung mit dem Steuerberater. Ein:e Assistent:in unterstützt Sie im Tagesgeschäft
• Sie haben den Überblick über alle Abläufe des Rechnungswesens und gestalten die Ablauforganisation
• Sie sind für die elektronische Erfassung aller relevanten Belege in BMD NTCS verantwortlich
• Sie haben den Zahlungsverkehr im Blick
• Sie bereiten alle notwendigen Informationen für die Erstellung des Jahresabschlusses nach UGB auf. Die Bilanzierung erfolgt durch den Steuerberater.

Personalwesen

• Sie sorgen für die Umsetzung aller gesetzlichen, arbeitsrechtlichen und abgabenrechtlichen Vorgaben und sind Schnittstelle zwischen Unternehmen und Steuerberater, wo die Personalverrechnung erfolgt
• Sie verantworten alle Prozesse (u.a. Onboarding bzw. Vertragsabwicklung, die Personalverwaltung, etc.) und Auswertungen im Bereich Personalverwaltung

Controlling

• Sie verantworten die Budgeterstellung und die Durchführung des Controllings
• Sie stellen der Geschäftsleitung regelmäßig Auswertungen als Unterstützung für strategische und personelle Entscheidungen zur Verfügung

Projektabrechnungen

• Sie behalten den Überblick über Projektabrechnungen und werten dafür alle relevanten Daten für Projektleitung und Projektgeber auf

Berichtswesen

• Sie sind für die zeitgerechte Abgabe diverser Berichte (Statistik Austria, Rechnungshof, etc.) verantwortlich

Unterstützung der Geschäftsleitung

• Sie können Zusammenhänge in kaufmännischen und rechtlichen Belangen herstellen und die Geschäftsleitung beim Abschluss von Verträgen unterstützen

IHR PROFIL

• Sie haben ein abgeschlossenes Wirtschaftsstudium, einen Fachhochschulabschluss (z.B. WIFI Wien) oder eine äquivalente Ausbildung im Bereich Rechnungswesen und Personalwesen
• Sie übernehmen gerne Verantwortung und verfügen über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, vorzugsweise im Forschungs- bzw. universitätsnahen oder Non-Profit bzw. NGO-Bereich
• Deutsch und Englisch in Wort und Schrift – Firmensprache Englisch
• Sehr gute BMD und ausgezeichnete Excel Kenntnisse sind Voraussetzung
• Teamfähigkeit und Engagement, gutes Zeitmanagement, präzise und verlässliche Arbeitsweise

WIR BIETEN

• ein vielfältiges Aufgabengebiet mit der Möglichkeit Abläufe mitzugestalten
• Ihr umfassendes Wissen in einem engagierten und familiären Team in einem ansprechenden Arbeitsumfeld umzusetzen
• zentrale Lage in Wien – mit sehr guter öffentlicher Verkehrsanbindung
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen durch ein Gleitzeitarbeitsmodell und Möglichkeit für Telearbeit
• ein Mindestgehalt von € 4.200,- brutto pro Monat (Basis Vollzeit), mit Anpassung je nach Qualifikation und Erfahrung

Wenn Sie diese Position anspricht, schicken Sie uns bitte einen Lebenslauf und ein Motivationsschreiben mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen unter dem Betreff „Stellenausschreibung: Leitung Finanzbereich/Personalverwaltung“ an office@aihta.at.