Aspen institute Deutschland e.V.

Referent*in Finanzen und Personal der Geschäftsführung (m/w/d)

Sie möchten Einblicke in die internationale Politik gewinnen, den transatlantischen Dialog mitgestalten und in einem Umfeld arbeiten, in dem sich Führungspersönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft begegnen? Dann laden wir Sie ein, Teil des Aspen Institute Deutschland zu werden – und unser Team als Referent*in Finanzen und Personal der Geschäftsführung zu verstärken.

Was wir Ihnen bieten

• Eine spannende Tätigkeit mitten im politischen Berlin mit Einblicken in den transatlantischen Dialog
• Eine faire Vergütung in Anlehnung an TVöD
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (nach Absprache)
• Zusammenarbeit in einem internationalen, engagierten und wertschätzenden Team

Aufgabenbeschreibung

• Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung sowie Lohnabrechnung des Instituts
• Administrative Verwaltung und Überwachung von Arbeitsverträgen, Stellenausschreibungen, Urlaubsplanung und Stundenkonten
• Unterstützung der Teams bei der Antragstellung von Projekten sowie deren Budgetierung und Controlling
• Koordination der finanziellen Planungsprozesse in Abstimmung mit der Institutsleitung, d.h.
• Erstellung von Wirtschaftsplänen, Erstellung und Controlling des Institutsbudgets
• Beauftragung und Kontrolle von Quartals- und Jahresabschlüssen unter Einhaltung von Förderrichtlinien (z.B. BPA, BHO, BRH)
• Erstellung von internen und externen Finanzberichten in Abstimmung mit dem externen Dienstleister
• Inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (Kuratorium und Vorstand), insbesondere Zusammenstellung der finanziellen Daten für den Jahresabschluss und Vorbereitung der dazugehörigen Beschlussfassungen
• Überwachung von Geldeingängen, Kuratoriumsbeiträgen und Spenden
• Unterstützung der Teams bei der Erstellung von Sponsoringverträgen und -rechnungen
• Aktualisierung des Lobbyregisters

Was Sie mitbringen

• (Fach-)Hochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Erfahrung
• Buchhaltungs- oder Controllingerfahrung
• Erfahrung bei der Verwaltung von Drittmitteln und öffentlichen Fördermitteln oder Bereitschaft zur Weiterbildung
• Ausgeprägte kaufmännische Denkweise
• Freude an Zahlen
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Eigenmotivation
• Teamfähigkeit
• Versierter Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
• Sicheres und höfliches Auftreten

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, ggf. Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzkontakte) per E-Mail und in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Finanzen“ an bewerbung@aspeninstitute.de.

Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!