Sachbearbeiter*in Operations

Human Rights Watch

BEFRISTETE VOLLZEITSTELLE

SACHBEARBEITER*IN OPERATIONS

Operations Abteilung

Berliner Büro

Bewerbungsfrist: 25. Mai 2025

Die Operations Abteilung von Human Rights Watch (HRW) sucht Bewerber*innen für die Stelle eines/r Sachbearbeiters*in für das Tagesgeschäft, um den reibungslosen und effizienten Betrieb des Berliner Büros von HRW zu gewährleisten. Es handelt sich um eine auf ein Jahr befristete Vollzeitstelle mit 40 Stunden pro Woche als Elternzeitvertretung. Die Stelle ist in Berlin angesiedelt und ist dem Direktor für europäische Finanzgeschäfte mit Sitz in Genf, Schweiz, unterstellt.

Der*die erfolgreiche Kandidat*in hat die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, es wird jedoch erwartet, dass er*sie etwa 2-3 Tage pro Woche im Büro arbeitet.

Aufgaben:

Finanzen

1. Sie fungieren als örtliche*r Finanzbeauftragte*r und helfen bei der Umsetzung von Finanzrichtlinien vor Ort;
2. Sie verwalten die Bankkonten und Cashflows;
3. Sie unterstützen den Financial Operations Director für Europa bei der Aufstellung und Kontrolle des Bürobudgets;
4. Sie erfassen alle monatlichen Finanzaktivitäten im Finanzsystem der Organisation;
5. Sie bearbeiten finanzielle Transaktionen, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Rentenzahlungen, monatliche Rechnungen, Spesenerstattungen und -auszahlungen;
6. Sie erstellen interne und externe Finanzberichte;
7. Sie bearbeiten und kontrollieren Ausgaben- und Einnahmetransaktionen;
8. Sie bearbeiten, überprüfen und archivieren firmeninterne Transfers;
9. Sie arbeiten mit Finanzdienstleistern wie Wirtschaftsprüfern, Buchhaltern und Finanzämtern zusammen; und
10. Sie kümmern sich um Fragen in Bezug auf den rechtlichen Status von HRW, Zulassungen und damit verbundene Anforderungen.

Rechtliches/Verwaltung

1. Sie unterstützen den Financial Operations Director für Europa bei der Bearbeitung von Fragen im Zusammenhang mit dem rechtlichen und gemeinnützigen Status von HRW;
2. Sie arbeiten mit dem Financial Operations Director für Europa zusammen, um die Einhaltung lokaler Gesetze zu gewährleisten, und stehen mit dem General Counsel in Verbindung, wenn es um Fragen im Zusammenhang mit Unternehmens- und Governance-Gesetzen, Arbeitsrecht, Gemeinnützigkeit, Gesundheits- und Sicherheitsgesetzen usw. geht;
3. Sie planen, organisieren und koordinieren die Vorstandssitzungen des deutschen Vereins, halten Kontakt zu den Vorstandsmitgliedern, bereiten alle notwendigen Dokumente vor und verteilen sie, führen Protokolle und erledigen andere administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Koordination des Vorstands;
4. Sie stellen sicher, dass alle Informationen über die Organisationen in der HRW-Datenbank aktualisiert werden; und
5. Sie arbeiten mit dem Financial Operations Director für Europa und Finanzen zusammen, um zwischenbetriebliche Überweisungen und Zahlungspläne vorzubereiten.

Personalwesen

1. Sie fungieren als örtliche*r Vertreter*in der Personalabteilung und helfen bei der Umsetzung der Personalrichtlinien vor Ort;
2. Sie beantworten allgemeine Personalfragen der Belegschaft;
3. Sie verfügen über gute Kenntnisse der lokalen Arbeitsgesetze und sorgen für deren Einhaltung;
4. Sie helfen bei der Einstellung, dem Onboarding und dem Ausscheiden von lokalen Beschäftigten, Stipendiaten, Consultants und Praktikant*innen;
5. Sie verwalten und bearbeiten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der örtlichen Beschäftigten sowie die Renten-, Gesundheits- und Versicherungsleistungen;
6. Sie halten den Kontakt zu den Personalverantwortlichen in der Zentrale und unterstützen sie bei rechtlichen Fragen und Audits der Personalabteilung vor Ort;
7. Sie arbeiten mit den lokalen Behörden, Versicherungs- und Rentenanbietern und anderen Personaldienstleistern zusammen;
8. Sie führen Recherchen durch und helfen bei Fragen zu Migration, Visum und Umzug von Beschäftigten;
9. Sie pflegen ein einheitliches Ablagesystem und eine Anwesenheitsdatenbank und,
10. Sie arbeiten mit dem Betriebsrat bei Themen, die das Büro und die Belegschaft betreffen, zusammen und stellen sicher, dass die geltenden Arbeitsvorschriften eingehalten werden.

Büroverwaltung

1. Sie sorgen für ein reibungsloses und effektives Funktionieren des Büros;
2. Sie kümmern sich um die allgemeine Wartung des Büros und der Einrichtungen;
3. Sie halten Kontakt zum Vermieter, wenn es um die Räumlichkeiten geht;
4. Sie beauftragen Lieferanten und Dienstleister und verhandeln Handels- und Dienstleistungsverträge auf kostengünstige Weise;
5. Sie beantworten allgemeine Post-, E-Mail- und Telefonanfragen;
6. Sie koordinieren Veranstaltungen für die Belegschaft im Büro und die damit verbundene Logistik;
7. Sie sorgen für die Sicherheit im Büro und halten die Protokolle ein; und
8. Sie stellen sicher, dass die Sicherheitsstandards im Büro mit den örtlichen Vorschriften übereinstimmen.

Informationstechnologie

1. Sie arbeiten mit der IT-Abteilung/Helpdesk zusammen, um Computerprobleme zu beheben und Netzwerkdateien bei Bedarf zu sichern und zu aktualisieren.
2. Sie halten Kontakt mit der IT-Abteilung oder dem örtlichen Telefon- und Internetanbieter, um Probleme mit dem Telefon und dem Internet zu beheben.

Sonstiges

1. Gelegentliche Reisen, je nach Bedarf; und
2. Ausführung von anderen Aufgaben nach Bedarf.

Qualifikationen:

Ausbildung: Ein Bachelor-Abschluss oder eine gleichwertige Ausbildung in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen, Buchhaltung, Betriebswirtschaft oder Büromanagement, Non-Profit-Management, Personalwesen oder einem vergleichbaren Bereich ist erforderlich.

Berufserfahrung: Mindestens drei (3) Jahre Erfahrung im operativen Geschäft oder in der Verwaltung, vorzugsweise in einer internationalen Organisation, sind erforderlich. Erfahrungen in den Bereichen Rechnungswesen, Buchhaltung, Non-Profit-Management und/oder Personalwesen sind sehr wünschenswert.

Relevante Fähigkeiten und Kenntnisse:

1. Ausgeprägte organisatorische, administrative, analytische und finanzielle Fähigkeiten sind erforderlich.
2. Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und Detailgenauigkeit sind erforderlich.
3. Eigeninitiative und die Fähigkeit, mit minimaler Beaufsichtigung Prioritäten zu setzen, Probleme zu lösen und unabhängig zu arbeiten sowie als Mitglied eines Teams mit Mitarbeitenden an mehreren Standorten weltweit zu fungieren, sind erforderlich.
4. Sie sollten in der Lage sein, unter Druck zu arbeiten, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Termine effektiv einzuhalten.
5. Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten auf Englisch und Deutsch sind erforderlich; weitere Sprachkenntnisse sind wünschenswert.
6. Gute Kenntnisse im Umgang mit Computerprogrammen, einschließlich MS Office-Anwendungen, sind erforderlich.
7. Gutes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren, sind unerlässlich.
8. Erfahrung im Umgang mit Finanz-, Personal- oder Entwicklungsdatenbanken ist wünschenswert.

Sonstiges: Bewerber*innen müssen über eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland verfügen.

Vergütung und Zusatzleistungen: HRW sucht herausragende Bewerber*innen und bietet eine wettbewerbsfähige Vergütung sowie vom Arbeitgeber getragene Zusatzleistungen. Die Gehaltsspanne für diese Position in Deutschland beträgt EU 54.000 – 59.000 plus Zusatzleistungen.

So bewerben Sie sich: Bitte bewerben Sie sich ab sofort oder bis 18. Mai 2025 über unser Online-Stellenportal unter https://careers.hrw.org und fügen Sie ein Bewerbungsschreiben und Ihren Lebenslauf bei. Bitte keine Anrufe oder E-Mail-Anfragen. Nur vollständige Bewerbungen werden geprüft und nur ausgewählte Kandidat*innen werden von uns kontaktiert.

Wenn Sie technische Schwierigkeiten mit der Einreichung Ihrer Bewerbung haben oder wenn Sie während des Bewerbungsverfahrens Hilfe benötigen, senden Sie bitte eine E-Mail an recruitment@hrw.org. Aufgrund der großen Nachfrage werden Bewerbungen per E-Mail nicht angenommen und Anfragen zum Status der Bewerbungen bleiben unbeantwortet.

Wenn Sie eine Schwerbehinderung nach § 2 SGB IX angeben möchten , tun Sie dies bitte in Ihrem Anschreiben in englischer Sprache. Diese Angaben sind freiwillig und werden ausschließlich zur Prüfung der gesetzlichen Verpflichtungen und Unterstützungsmaßnahmen nach dem SGB IX verwendet. Ihre Daten werden in Übereinstimmung mit der DSGVO und dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz vertraulich behandelt. Bewerber mit einer Behinderung werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben.

Human Rights Watch ist stark, weil es vielfältig ist. Wir bemühen uns aktiv um einen vielfältigen Bewerberpool und ermutigen Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund, sich bei uns zu bewerben. Human Rights Watch diskriminiert nicht aufgrund von Behinderung, Alter, Geschlechtsidentität und -ausdruck, nationaler Herkunft, Ethnie, religiöser Überzeugung, sexueller Orientierung oder Vorstrafen. Wir begrüßen alle Arten von Vielfalt. Zu unseren Mitarbeitenden gehören Menschen, die Eltern sind und Nicht-Eltern, Autodidakten und Universitätsabsolvent*innen, die aus einem breiten Spektrum sozialer und wirtschaftlicher Hintergründe und Perspektiven kommen. Human Rights Watch ist ein Arbeitgeber mit Chancengleichheit.

Human Rights Watch ist eine internationale Organisation, die die Menschenrechte beobachtet und sich für sie einsetzt. Sie ist bekannt für ihre fundierten Recherchen, ihre prägnante und zeitnahe Berichterstattung, ihre innovativen und öffentlichkeitswirksamen Kampagnen und ihre Erfolge bei der Veränderung der menschenrechtsbezogenen Politik und Praxis einflussreicher Regierungen und internationaler Institutionen.