Die Wiener Volkshochschulen

Das College 25+ ist ein kostenloses und individuelles Bildungs-, Beratungs- und Begleitungsangebot für geflüchtete Erwachsene ab 25 Jahren. Durch einen bedarfsgerechten und ganzheitlichen Zugang verbessert das College 25+ die individuellen Lebensrealitäten der Teilnehmenden durch die Integration in den Wiener Arbeitsmarkt bzw. in das österreichische (Aus-)Bildungssystem. Gemeinsam schaffen wir Zukunft durch Bildung, Beratung und Arbeit. Mehr Infos unter www.college25plus.at. 

Administration und Koordination

Ihr Aufgabengebiet:

• Organisatorische und inhaltliche Koordination des organisationsübergreifenden Administrationsteams des College 25+
• Implementierung, Organisation, Kontrolle und Verbesserung administrativer Arbeitsabläufe (z.B. Dateneingabe, Datenkontrolle)
• Einsatzplanung (z. B. Besetzung des Infopoints)
• Fallweise Unterstützung des Infopoints (Montag bis Freitag, Vormittag und Nachmittag, 08:00 -12:00 Uhr bzw. 12:00-16:00 Uhr)
• Eingabe und Pflege von Projektdaten in verschiedenen Datenbanken, z. B. eAMS
• Administration verschiedener Unterlagen (Personal, Teilnehmer*innen, Abrechnung)
• Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
• Kommunikative Schnittstelle zwischen Leitungsteam und Administrationsteam

Ihr Profil:

• Kaufmännische Grundausbildung (HAK/BA) und einschlägige berufliche Erfahrung
• Sprachkenntnisse in einer oder mehreren der folgenden Sprachen von Vorteil: Arabisch, Farsi, Dari, Paschtu, Russisch, Somali, BKS
• Erfahrung im unmittelbaren Kontakt mit Kund*innen/Teilnehmer*innen/Klient*innen
• Sehr gute mündliche und schriftsprachliche Ausdrucksweise
• Erfahrung mit der Datenbank eAMS
• Erfahrung mit den Datenbanken von ÖIF, ESF von Vorteil
• Genauigkeit, Verlässlichkeit und Serviceorientierung
• Sehr gute MS Office Anwendungskenntnisse, vor allem in Excel, Word und Outlook
• Diversitäts- und Genderkompetenz bzw. Bereitschaft, sich diese anzueignen
• Organisationskompetenz und Teamfähigkeit
• Belastbarkeit und Flexibilität
• Erfahrung im Non-Profit-Bereich, in öffentlich finanzierten Projekten, in der Erwachsenenbildung von Vorteil

Wir bieten Ihnen:

• Verantwortungsvolle Tätigkeit in einer nicht gewinnorientierten Organisation
• Wertschätzenden Umgang und ein interessantes Betätigungsfeld
• Einbindung in ein multiprofessionelles, organisationsübergreifendes Team
• Betriebsvereinbarungen zu bezahlten Kurzpausen ab 6 Arbeitsstunden/Tag
• Karfreitag, 24.12., 31.12. dienstfrei
• Team-Meetings und Supervision in der Arbeitszeit
• Kostenlose Weiterbildungsmöglichkeiten bzw. etwaige Kostenübernahme einschlägiger Weiterbildungen
• Möglichkeit zur Bildungsfreistellung lt. Kollektivvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der privaten Bildungseinrichtungen (BABE, ab dem 2. Dienstjahr)
• Gesundheitliche Vorsorgeleistungen wie Betriebsärztin und Teilnahme an Bewegungskursen
• Vergünstigte Kulturangebote

Allgemeine Informationen:

• Befristeter Vertrag bis 31. Dezember 2026 mit Option auf Verlängerung
• Einstufung nach dem Kollektivvertrag privater Bildungseinrichtungen KV BABE VB 4 Bruttogehalt € 2.977,95 bis € 3.287,08 für 38 Wochenstunden, je nach anrechenbaren und durch Dienstzeugnisse nachgewiesenen Vordienstzeiten (Bitte fügen Sie nach Möglichkeit die Dienstzeugnisse der Bewerbung bei oder bringen Sie sie beim Bewerbungsgespräch mit).
• Voraussichtlicher Dienstbeginn: Jänner 2026

Wenn Ihre Qualifikationen dieser Ausschreibung entsprechen und Sie an den Zielen der Wiener Volkshochschulen mitarbeiten möchten, freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung inkl. Lebenslauf und Motivationsschreiben.

Sie finden alle aktuellen Ausschreibungen auch auf unserer Homepage: www.vhs.at/jobs

Die Wiener Volkshochschulen fördern die Gleichstellung aller Beschäftigten. Wir freuen uns deshalb über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Bedürfnissen, mit oder ohne Behinderung, mit unterschiedlicher sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Herkunft, Sprache oder Kultur, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung sowie unterschiedlichem Alter, Lebensstil und sozialen Status.

Die Wiener Volkshochschulen bieten Bildungsangebote auch für Kinder und Jugendliche. Der Schutz und die Sicherheit der Kinder und Jugendlichen ist eine gemeinsame Verantwortung aller Personen, die für die Wiener Volkshochschulen tätig sind. In den Wiener Volkshochschulen gelten daher Verhaltensrichtlinien zum Kinderschutz, die von allen Mitarbeiter*innen einzuhalten sind.

EU-Datenschutz-Grundverordnung:

Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung erlauben Sie uns, diese der personalsuchenden Stelle zur Verfügung zu stellen bzw. zur Wiedervorlage heranzuziehen.