Assistenz Administration und Finanzen mit NGOs (25h, Wien) (m/w/d)

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Über uns

More Onion ist die Agentur für Mobilisierung. Unsere Teams unterstützen Non-Profits und Gewerkschaften in ganz Europa im Digital-Bereich. Mit unserer Software-Plattform Impact Stack können Organisationen selbst Online-Aktionen starten und Spenden sammeln.

Deine Rolle

Deine Rolle steht im Zentrum des Geschehens. Du koordinierst, sorgst für gute Stimmung im Büro-Alltag und übernimmst allerhand organisatorische Tätigkeiten im Backoffice.

Das kann sehr vielseitig sein. An manchen Tagen unterstützt du Kolleg*innen bei der Kostenabrechnung. An anderen Tagen telefonierst du mit der Finanzabteilung einer unserer Kund*innen und bestätigst eine Zahlung. Du koordinierst selbstverantwortlich externe Dienstleister*innen, von der Büroreinigung bis zu Handy-Verträgen und Versicherungen.

In Kooperation mit Kolleg*innen bereitest du zu Monatsende alles für die Buchhaltung und Lohnverrechnung vor. Das besondere dabei ist, dass wir ein Unternehmen in der UK und ein Unternehmen in Österreich (mit Niederlassung in Deutschland) führen.

Die Stelle wird gemeinsam mit einer Management-Stelle ausgeschrieben, die sich aktiv in die Umsetzung einbringen wird.

Aufgaben

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

1. Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung (z.B. bei Bewerbungsverfahren, Vertragsvorlagen, usw.)
2. Koordination, Vorbereitung und Moderation von Terminen (z.B. Reiseplanung, Catering, inhaltliche Vorbereitung)
3. Verwaltung, Überprüfung und Aktualisierung von Kund*innen-Daten
4. Rechnungen schreiben, Forderungen verwalten und Zahlungen vorbereiten
5. Allgemeine E-Mail Inbox und Telefon betreuen
6. Koordination von externen Dienstleister*innen (Versicherungen, Reinigungsfirma, Hausverwaltung, usw.)
7. Kolleg*innen unterstützen, von der Reiseplanung über Kostenrückerstattung oder Einkauf
8. Unterstützung bei der Vorbereitung von Monatsabschlüssen und Jahresabschlüssen
9. Organisatorische Unterstützung bei Gruppenentscheidungen im Team
10. Überprüfen und Ablage von Unterlagen, Stundenaufzeichnungen und anderen Dokumenten
11. Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit der Management-Stelle im Bereich Finanzen und Administration, sowie der Geschäftsführung

Anforderungen

1. Erfahrung im Bereich Administration und betriebswirtschaftlichen Tätigkeiten
2. Klare und pro-aktive Kommunikation auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (ein Großteil der Arbeit erfolgt mit Organisationen in der UK)
3. Begeisterung für Gruppenprozesse und gemeinsame Entscheidungsfindung
4. Grundlegende Kenntnis im Bereich Rechnungswesen und Betriebswirtschaft
5. Sicherer und schneller Umgang mit Tabellenkalkulationen, Text-Dokumenten und digitalen Tools aller Art
6. Verlässlichkeit, Genauigkeit und einen sehr guten Sinn für Organisation
7. Geduld und Ausdauer, auch wenn es zum Monatsende hin stressig wird
8. Begeisterung für die Arbeit mit NGOs, Non-Profits, Gewerkschaften und progressiven Organisationen aller Art

Was wir dir bieten können

1. Interessante Kund*innen und namhafte Organisationen, deren Arbeit etwas bewegt
2. Erprobte Arbeitsabläufe und die Flexibilität sie gemeinsam zu verbessern
3. Eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche Aufgabe in einem Unternehmen mit hohen Standards, bei dem man sich vielseitig einbringen kann
4. Ein großartiges interdisziplinäres Team, das viele Sprachen spricht und eine freundschaftliche sowie motivierte Arbeitsatmosphäre schätzt
5. Ein Umfeld, das Lernen Weiterentwicklung und Innovation fördert
6. Flexible Arbeitszeiten, freie Arbeitsplatzwahl und all die anderen Dinge, die eine moderne und angenehme Organisationskultur ausmachen
7. Ein schönes, zentral gelegenes Büro

Das Brutto-Monats-Gehalt (25 Stunden / Woche) beträgt je nach Vorerfahrung zwischen € 1,620 und € 1,712 (14 Mal im Jahr).  Die Anstellung fällt unter den Kollektivvertrag “Werbung und Marktkommunikation Wien” und ist unbefristet.

Sollten deine Vorstellungen in Bezug auf die Arbeitszeit abweichen, melde dich trotzdem gerne. Auf Wunsch ist es z.B. auch möglich, 20 oder 30 Wochenstunden zu arbeiten. Wir wollen in erster Linie die richtige Person für unser Team finden.

Diversität im Team ist uns sehr wichtig. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wir bemühen uns um Fairness, Chancengerechtigkeit und Inklusion. Solltest du einen an deine Bedürfnisse angepassten Bewerbungsprozess brauchen, dann melde dich bitte bei uns!

Du hast Lust, uns zu unterstützen? Bitte schicke uns neben einem aussagekräftigen Anschreiben und einem Lebenslauf auch 2-3 Referenzen.

Da wir die Stelle schnell besetzen möchten (idealer Weise vor Juni 2026), freuen wir uns über deine zeitnahe Bewerbung über unser Online-Bewerbungsformular.