Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), Schwerpunkt: Buchhaltung | Finanzen | Datenmanagemen, 20h

Jugend-Umwelt-Plattform JUMP

Die Jugend-Umwelt-Plattform JUMP ist das Sprungbrett für junge Menschen in den Umweltbereich! Mit unseren Programmen, Veranstaltungen, Seminaren und Druckwerken bieten wir Jugendlichen ab 18 Jahren Einstiegshilfen, Weiterbildung und Orientierung rund um Umwelt und Nachhaltigkeit in ganz Österreich.

Eines dieser Programme ist das Freiwillige Umweltjahr FUJ, der einzige Freiwilligendienst im Umweltbereich in Österreich. Jährlich engagieren sich dabei in vier Ausbildungsgruppen ca. 100 Jugendliche bei gemeinnützigen Einsatzstellen (u.a. NGO‘s, Nationalparke).

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Person für die Assistenz der Geschäftsführung.

Die Position ergänzt eine bestehende 20-Wochenstunden-Stelle. Gemeinsam bildet ihr ein starkes Assistenz-Team und teilt euch die vielfältigen Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, Datenmanagement und Büroorganisation. Gegenseitige Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall ist vorgesehen. Du erhältst dadurch einen umfassenden Einblick in alle Arbeitsbereiche und arbeitest eng mit der Geschäftsführung und dem gesamten Team zusammen.

Deine Aufgaben

Finanzen & Buchhaltung

• Durchführung von An- und Abmeldungen bei der Sozialversicherung
• Vorbereitung von Meldungen an die Unfallversicherung in Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Erstellung und Kontrolle von Rechnungen
• Unterstützung bei Abrechnungen (z. B. Honorarnoten, Fahrtkosten, weitere Unterlagen)
• Vorbereitung der Unterlagen für die externe Buchhaltung
• Mitarbeit bei der Erstellung des Jahresabschlusses
• Pflege und Betreuung der Buchhaltungssoftware (z. B. Sevdesk)
• Verwaltung von Passwörtern und Zugängen

Datenmanagement

• Bearbeitung von Anfragen von Einsatzstellen und Bewerber:innen
• Zuteilung zu Ausbildungsgruppen und Koordination von Gruppenwechseln
• Pflege und Weiterentwicklung der internen Datenbank in Zusammenarbeit mit dem Team und externen IT-Dienstleister:innen

Büroorganisation, Seminarorganisation & Interessent:innenbetreuung

• Pflege der FUJ-Datenbank und Bearbeitung von Datenänderungen
• Verwaltung zentraler E-Mail-Postfächer und Versand von Informationsmails (Mail Merge)
• Bearbeitung und Pflege von Excel-Listen
• Beantwortung telefonischer und schriftlicher Anfragen rund um das FUJ
• Aufbereitung und Versand von Formularen und Unterlagen (z. B. Anträge, Bestätigungen)
• Organisation des Büroalltags, Protokollführung, Datenablage
• Unterstützung bei der Organisation und Abwicklung von Seminaren
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Textarbeit, Erstellung von Unterlagen und organisatorischen Aufgaben

Was du mitbringst

• Mehrjährige Erfahrung im administrativen oder buchhalterischen Bereich
• Genauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Verlässlicher Umgang mit digitalen Tools und Datenbanken
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Organisationsgeschick
• Eigenverantwortliches Arbeiten und Bereitschaft, dich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten
• Interesse an zivilgesellschaftlichen Themen, Umweltbildung und Jugendengagement

Was wir bieten

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem engagierten, wertschätzenden Team
• Flexible Arbeitszeiten, teils Homeoffice möglich
• Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg:innen
• Eigenes Diensthandy und eigener Dienstlaptop
• Öffi-Ticket der Wiener Linien bzw. anteilig Klimaticket

Rahmenbedingungen

ASVG-Anstellung im Umfang von 20 Wochenstunden. Die Entlohnung erfolgt nach dem Kollektivvertrag der Sozialwirtschaft Österreich (SWÖ), Verwendungsgruppe 6, abhängig von Vordienstzeiten und Vorerfahrung.

Bewerbungen bitte per Klick auf den Link über das Bewerbungsformular.

Wir melden uns dann ehestmöglich bei dir.

Reisekosten zum Bewerbungsgespräch werden nicht rückerstattet!

Mit der Zusendung der Bewerbungsunterlagen stimmst du der Verarbeitung der von dir angegebenen Daten durch die Jugend-Umwelt-Plattform JUMP zu. Reisekosten zum Bewerbungsgespräch werden nicht rückerstattet.