Ärzte ohne Grenzen Österreich

Assistenz (w/m/d) der Geschäftsführung

ab sofort | 20 Wochenstunden inkl. bezahlter Mittagspause | unbefristet | in Wien 

Als Assistenz der Geschäftsführung trägst du dazu bei, dass die Geschäftsführung effektiv und effizient arbeiten kann. Du übernimmst administrative und organisatorische Aufgaben, bereitest Unterlagen vor, koordinierst Meetings und Events, sicherst eine lückenlose Dokumentation und übernimmst Verantwortung für eigene Projekte bzw. Bereiche. Dadurch wirkst du entscheidend am Erfolg von Ärzte ohne Grenzen Österreich mit und ermöglichst medizinische Nothilfe weltweit.  

Das BIETEN wir dir:

• Aktive Mitgestaltung in einer der größten und anerkanntesten NGOs  
• Eine sinnstiftende Tätigkeit, mit der du unsere weltweite Nothilfe wirkungsvoll unterstützt 
• Zusammenarbeiten auf Augenhöhe mit viel Eigenverantwortung 
• Home Office Möglichkeit und modernes Büro mit Flexdesk-Konzept im Herzen Wiens (2. Bezirk) 
• Work-Life Balance durch flexible Arbeitszeiten 
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten im Verantwortungsbereich 
• Ein Buddysystem, damit du dich gleich bei uns wohlfühlst 
• Die Jahreskarte für die Wiener Linien oder einen Beitrag von 365,- Euro zum Klimaticket 
• Ein Mindestjahresgehalt von 22.770,- Euro brutto p.a. mit Bereitschaft zur Überzahlung bis zu 26.700,- Euro brutto (auf Basis von 20 Wochenstunden), sofern du relevante positionsbezogene Qualifikationen und Berufserfahrungen mitbringst, die über das Anforderungsprofil hinausgehen. Für unterhaltspflichtige Kinder bekommst du zusätzlich monatliches Kindergeld 

Das BRINGST du mit:

• Du bringst mindestens 2 bis 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit. Berufserfahrung in einer NGO ist von Vorteil 
• Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um und sicherst absolute Diskretion zu 
• Du bist ein Kommunikationstalent, hast ein sicheres Auftreten und hohe soziale Kompetenz. Es fällt dir leicht, dich auf dein Gegenüber einzustellen 
• Du verfügst über ausgezeichnete Deutsch- sowie Englischkenntnisse  
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert und verfolgst deine Aufgaben mit einem klaren Fokus auf Ergebnisse. Gleichzeitig bringst du viel Flexibilität mit  
• Du achtest auf Details und stellst eine hohe Qualität in der täglichen Arbeit sicher, während du den Überblick über viele verschiedene Prioritäten behältst 
• Du gibst konstruktives Feedback und bringst dich aktiv in Verbesserungsprozesse ein 
• Du identifizierst dich mit den Zielen und humanitären Prinzipien von Ärzte ohne Grenzen 

Das ERWARTET dich:

• Du bereitest Dokumente und Präsentationen für Meetings sowie die Jahresplanung vor und unterstützt bei deren Erarbeitung 
• Du unterstützt die Geschäftsführung beim Aufbau und der Pflege des Netzwerks mit externen Stakeholdern wie z.B. Minister:innen oder Geschäftsführer:innen anderer Organisationen  
• Du wirkst an der Entwicklung und Umsetzung unserer Strategie mit und behältst deren Einhaltung im Blick 
• Du vernetzt dich aktiv innerhalb der MSF-Struktur und trägst dazu bei, operative Anfragen effektiv zu bearbeiten 
• Du unterstützt die Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Anliegen, wie bei der Terminkoordination, Reiseplanung sowie -kostenabrechnung, Korrespondenz, Verwaltung der Tagesordnung, etc.  
• Du assistierst bei der Organisation interner Veranstaltungen in Abstimmung mit Kolleg:innen und wirkst bei internationalen oder externen Events unterstützend mit  
• Du pflegst die Informationsflüsse zwischen Geschäftsführung und Vorstand, Management-Team, internationalen Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen 
• Du dokumentierst Inhalte verlässlich, führst Protokoll und schaffst dadurch Übersicht und Struktur in allen relevanten Abläufen 
• Du bist Ansprechpartner:in der Geschäftsführung in Datenschutzfragen (DSGVO) und unterstützt im Risikomanagement  
• Du übernimmst Verantwortung für spezifische Bereiche, die du eigenständig vorantreibst 

Möchtest du uns helfen unsere Ziele zu erreichen und grenzenlosen Einsatz zeigen? 

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und Motivationsschreiben direkt über unser Bewerbungstool.  

Wir behalten uns vor, die Stelle zu schließen, wenn wir Bewerbungen in ausreichender Anzahl und Qualität erhalten haben.  

www.aerzte-ohne-grenzen.at 

Wir sind ein Equal Opportunity Employer. Als internationale Organisation unterstützen wir Vielfalt, Offenheit und gegenseitigen Respekt. Eingehende Bewerbungen werten wir nur auf deine fachliche Qualifikation hin aus. Wir berücksichtigen Bewerbungen unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter und allen anderen Merkmalen der Vielfalt im Einklang mit unseren Prinzipien.