Büro- und Gremienkoordination (m/w/d)

Transparency International Deutschland e.V.

Transparency International Deutschland e.V., die führende deutsche Antikorruptionsorganisation, sucht zur Verstärkung ihres Teams eine Büro- und Gremienkoordination (m/w/d) zum 21. September 2026 in der Geschäftsstelle in Berlin, zunächst befristet auf ein Jahr. Eine langfristige Anstellung wird angestrebt. Die Wochenarbeitszeit beträgt 20 Stunden. Der/die Stelleninhaber:in berichtet an die Geschäftsführerin.

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse – zusammengefasst in einem Dokument) bis zum 02. August per Mail an jobs@transparency.de. Bitte geben Sie dabei Ihre Gehaltsvorstellung an. Von Bewerbungsfotos und Angaben zu Geburtsdatum und Familienstand bitten wir abzusehen.

Ihre Aufgaben:

Schwerpunkt 1: Gremienbetreuung & Unterstützung der Geschäftsführung

• Organisation und Betreuung der Vereinsgremien
• Terminmanagement der Geschäftsführung
• Priorisierung und Weiterleitung eingehender Anfragen an die Geschäftsführung
• Teamübergreifende Kommunikation sowie Weitergabe von Entscheidungen der Geschäftsführung und Informationen seitens des Vorstandes
• Koordination von Anfragen aus dem Ehrenamt über die eingehenden Postfächer

Schwerpunkt 2: Office-Management, Personal & IT

• Eigenverantwortliches Office-Management
• Personaladministration
• Onboarding neuer hauptamtlicher Mitarbeiter:innen
• IT-Koordination: Schnittstelle zum externen IT-Support

Schwerpunkt 3: Wissensmanagement, Dokumentation & Datenschutz

• Pflege und Weiterentwicklung der digitalen Ablagestruktur
• Physische und digitale Archivierung unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Sicherstellung von Wissenstransfer und Kontinuität
• Datenschutz-Koordination und Abstimmung mit dem externen Datenschutzanwalt

Das bringen Sie unbedingt mit

• Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Office-Management, Verwaltung oder Non-Profit – oder nachgewiesene gleichwertige Berufserfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise in einer NGO, einem Verein oder einer vergleichbaren Organisation
• Nachgewiesene Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation von Gremiensitzungen (Einladungen, Unterlagen, Protokollführung)
• Fundierte Kenntnisse in der Personaladministration
• Sicherer Umgang mit MS Office, Cloud-Kollaborationstools und digitalen Ablagesystemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Identifikation mit den Zielen und Werten von Transparency International Deutschland e.V.

Das wäre ein Plus

• Erfahrung im Aufbau oder in der Pflege digitaler Wissens- und Dokumentenmanagementsysteme
• Kenntnisse im Vereins- und Verbandsrecht
• Grundkenntnisse im Datenschutzrecht (DSGVO)
• Gute Englischkenntnisse

Was wir bieten

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einer anerkannten zivilgesellschaftlichen Organisation
• Ein engagiertes, kollegiales Team mit flachen Hierarchien
• Flexible Arbeitszeiteinteilung im Rahmen der Kernaufgaben
• Zentraler Arbeitsort in Berlin-Mitte

Ansprechpartnerin: Christin Lüttich, Geschäftsführerin

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Alles weitere unter: https://www.transparency.de/ueber-uns/stellenangebote