CRM/Salesforce/Sales Cloud-Admin & IT-Focal Point (m/w/x; mind. 32 Stunden/Woche)

Österreichisches Komitee für UNICEF

Möchtest du Teil der weltweiten führenden Organisation für die Rechte von Kindern sein und im dynamischen, sympathischen und wachsenden UNICEF Österreich Team mitarbeiten?
Wir suchen eine:n Administrator:in und Focal Point für unser CRM und wünschen uns eine begeisterungsfähige Person mit sehr guten Kenntnissen in der Administration der Salesforce Sales Cloud. Die Stelle wird ab sofort und unbefristet besetzt.

Das Österreichische Komitee für UNICEF ist Teil der weltweiten Organisation UNICEF, für jedes Kind! Wir sammeln Spenden für internationale UNICEF-Programme zur Unterstützung der Arbeit vor Ort und setzen uns für die Verwirklichung der Rechte von Kindern und Jugendlichen in Österreich ein. UNICEF ist weltweit aktiv, um das Leben von Kindern zu retten und zu verbessern und verhilft Kindern zu Gesundheitsversorgung, Ernährung, sauberem Wasser, Bildung und mehr. „Big problems require big solutions“, pack mit uns gemeinsam für die Kinder dieser Welt an und bewirb dich!

Welchen Beitrag du leistest

Als Focal Point für unser CRM bist du ein Key Player in der Umsetzung unserer Mission. Denn ohne Daten geht nichts. Du betreust unsere Sales Cloud, kümmerst dich um den Datenaustauch und um den laufenden Betrieb. Du machst dir aber auch Gedanken über die Strategie und Weiterentwicklung der Org/Instanz. Setzt kleine Weiterentwicklungen direkt und größere mit unserer Partneragentur um. Du hilfst Kolleg:innen im Büro und tausch dich mit Kolleg:innen international aus. Als Schnittstelle mit externen Agenturen bist du auch Ansprechpartner:in für die Büro-IT und MS 365.

Wenn du dich einsetzen und einbringen möchtest und wenn du willst, dass deine Arbeit und dein tägliches Engagement tatsächlich etwas bewegen und die Welt besser machen – dann könnte das hier der Job für dich sein.

Deine täglichen To-Dos

Datenmanagement

• Du sorgst für die Abwicklung von essentiellen Datenprozessen, zum Beispiel zur Durchführung der Spendenabsetzbarkeit.
• Du kümmerst dich um den zeitnahen Datenaustausch mit unseren Agenturen (Exporte/Importe von Datenfiles) und den Banken (Import als Vorbereitung für die Spendenverbuchung).
• Du hast dabei stehts ein Auge auf die Datenqualität, um Dubletten und Fehler zu vermeiden bzw. zu beheben.

Maintenance

• Du monitorst das System, achtest darauf, dass alles rund läuft und führst Wartungsprozesse und -reports durch.
• Sollte es einmal ein Problem geben, kümmerst du dich gemeinsam mit der Supportabteilung der Agentur rasch um eine Lösung.
• Du hältst den Kontakt mit der Agentur aufrecht und bist einer der Ansprechpartner:innen.
• Du kümmerst dich um die User-Accounts und Lizenzen.

Management

• Du behältst durch das Jahr die Übersicht über das für das CRM verfügbare Budget und entscheidest gemeinsam mit dem Fundraising Director, wie es am besten verwendet wird.
• Ausführlich dokumentierst du die Funktionen des CRMs und unsere Daten-Konventionen, um Abläufe, Eingaben und das „was bedeutet Wert x?“ einheitlich festzulegen.
• Gemeinsam mit dem Fundraising Director planst du die Weiterentwicklung des CRMs unter Berücksichtigung und im Rahmen der Gesamtstrategie.
• Du bist Ansprechpartner:in für unsere international Kolleg:innen zum Thema CRM und bist offen für Wissensaustausch.
• Datenschutz und Datensicherheit sind dir ein Anliegen: Du beherzigst die notwendigen Guidelines und Vorschriften und berätst dich im Zweifelsfall einfach mit unserem Datenschutzbeauftragten.

Weiterentwicklung

• Du bist die interne Schnittstelle für das CRM, sammelst die Wünsche der Nutzer:innen und entscheidest gemeinsam mit dem Fundraising Director über Priorisierung und Umsetzung.
• Kleinere Weiterentwicklungen unserer Org/Instanz machst du direkt selbst: Du erstellst und wartest Flows, Fields und Rollups, um die Org/Instanz fit für alle Anforderungen zu halten. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf das weitere Automatisieren manueller Tasks.
• Gemeinsam mit den Nutzer:innen erstellst du neue Dashboards, sodass wir alle Entwicklungen immer im Auge haben und unterstützt die Kolleg:innen bei und mit der Erstellung von Reports.
• Größere Projekte werden von unserer Implementierungsagentur durchgeführt: dazu entwickelst du Anforderungen, besprichst die Angebote, hältst den Kontakt während der Umsetzung, nimmst nach sorgfältigem Testen das Projekt ab und hast dabei immer das Budget im Auge.

Training & Support

• In Einzeltrainings schulst du alte und neue Kolleg:innen im richtigen Umgang mit dem System und den Daten.
• Sollten die Nutzer:innen trotzdem einmal eine Frage oder ein Problem haben, bist du ihnen eine hilfreiche Anlaufstelle.

Office IT

Unterstützt von unserem Dienstleister:

• Du kümmerst dich um die Administration des MS365 Portals inklusive Usermanagement,
• die Beschaffung, Einrichtung, Wartung und Sicherheit des zur Verfügung gestellten IT-Equipments (Laptops, Tablets, Handys, etc.),
• die User-Verwaltung und Administration der Banking-Software,
• sowie die Kommunikation mit dem externen IT-Support (Server, Netzwerk, etc.).

Was wir von dir erwarten

• ausgezeichnete Kenntnisse der Salesforce Sales Cloud auf Admin-Ebene, idealerweise Admin-Zertifizierung
• Kenntnisse in MS 365 Administration, Marketing Cloud, Power BI, Statistik, VBA, SQL, Clarity Data Transform von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Excel oder LibreOffice Calc
• Erfahrungen in einer Spendenorganisation, im Fundraising oder im Marketing von Vorteil
• Interesse am Datenschutz und Wissen über relevante gesetzliche Bestimmungen (va. DSGVO) bzw. Bereitschaft sich dieses anzueignen
• Zahlenaffinität, Genauigkeit, Gewissenhaftigkeit, Teamfähigkeit
• Bereitschaft sich auch eigenständig fortzubilden und die eigenen Kenntnisse zu erweitern/aktuell zu halten (Trailhead)
• Begeisterung und Einsatzfreude für die Ziele von UNICEF!

Bei uns bist du richtig, wenn …

• dir Freundlichkeit und Wertschätzung ein Anliegen ist
• du gute Englischkenntnisse hast
• du von der UNICEF Mission begeistert bist und dich für Kinder und Jugendliche in Österreich und aller Welt engagieren möchtest!
• du in einem sehr offenen, freundlichen und sympathischen Team arbeiten möchtest
• du einen innovativen Kopf hast und flexibel bist
• du dich aktiv einbringen möchtest und nach Lösungen suchst
• wir uns auf dich verlassen können
• du die die Rechte von Kindern respektierst und dir Kinderschutz ein Anliegen ist, denn bei Kinderschutz machen wir keinen Kompromiss

Unsere Werte und, was du dir erwarten kannst

• Unsere Werte sind uns sehr wichtig: gegenseitiger Respekt, Vertrauen, echte Teamarbeit und Transparenz. Wir sind proaktiv und lösungsorientiert, lernen kontinuierlich, als Menschen und Expert:innen, leben „Empowerment“ unserer Mitarbeiter:innen, streben nach Effizienz und Nachhaltigkeit, sind mutig und sprechen Dinge aktiv an, im Team und nach außen!
• Ein ausgezeichnetes Betriebsklima in einem wirklich kollegialen Team
• Hohe Eigenverantwortung in einem Umfeld, in dem deine Stimme zählt
• Mindestbruttogehalt ab € 2.800 EUR brutto pro Monat (auf Basis Vollzeit) mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung.
• Jahresticket der Wiener Linien
• Wir sind gut erreichbar mit einem zentrumsnahen Arbeitsort in 1150 Wien.

Und dazu kommt noch

• Wir orientieren uns an der UN-Kinderrechtskonvention und den Zielen für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals, SDGs), die die Universalität der Kinderrechte anerkennen. Kompromisslos für jedes Kind!
• Onboarding: Du bekommst im Onboarding einen Einblick in die Arbeitsweise der internationalen Organisation und lernst die verschiedenen Arbeitsbereiche von UNICEF Österreich kennen
• Flexibles Umfeld, das auf dich eingeht: Daher kannst du dein Leben und den Beruf gut ausbalancieren, auch durch die Möglichkeit mit flexiblem Home Office (Laptop und Diensthandy).
• Arbeitszeit: Die effektive Arbeitszeit beträgt Vollzeit 37,5 Stunden.
• Team-Events: Du bist dabei bei unseren Teamtagen und anderen Teamevents.
• Weiterbildung: Wir bilden uns laufend weiter, machen Trainings und nehmen an internationalen Meetings teil.
• Internationale Zusammenarbeit: Du bist in Kontakt mit der internationalen Organisation und tauschst dich laufend aus mit internationalen Kolleg:innen auf der ganzen Welt.
• Du arbeitest in einem schönen Büro mit Küche.
• Und nicht zuletzt: Du bist als UNICEF Österreich Mitarbeiter:in eine/r unserer Markenbotschafter:innen 😊

Deine Bewerbung

• Bewirb dich umgehend, wir führen laufend Bewerbungsgespräche mit geeigneten Kandidat:innen!
• Bewerbungsfrist: 25.03.2023, geplanter Stellenantritt so früh als möglich
• Sende deine Bewerbungen bitte ausschließlich an bewerbungen(at)unicef.at
• Mehr Informationen zu Jobs beim Österreichischen Komitee für UNICEF findest du auf: unicef.at/ueber-uns/unicef-jobs

Datenschutzhinweis: Wir verarbeiten deine eingesandten Daten zum Zweck der Prüfung deiner Bewerbung und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und speichern deine Daten bis 8 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens. Sehr gerne halten wir ausgewählte Bewerbungen in Evidenz. Bitte erteile uns deshalb in deiner Bewerbung die Erlaubnis deine Daten ggf. länger zu speichern. Unsere vollständigen Datenschutzhinweise findest du unter: unicef.at/datenschutz