Office & Administration Manager (m/f/d)

United European Gastroenterology (UEG)

Über UEG

UEG, oder United European Gastroenterology ist die führende Non-Profit-Organisation zur Förderung der Verdauungsgesundheit in Europa. Unsere Mission ist es, durch Bildung, Forschung und Verbesserung klinischer Standards die Prävention und Versorgung von Verdauungskrankheiten zu verbessern. Als europäische Plattform für interdisziplinäre Gastroenterologie vereint UEG Fachleute aus nationalen und fachspezifischen Gesellschaften sowie individuelle Expert:innen und Wissenschaftler:innen aus allen Bereichen und Karrierestufen. Unser Hauptsitz befindet sich in Wien, von wo aus alle vereins-, bildungs- und kongressbezogenen Aktivitäten koordiniert werden. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website www.ueg.eu

Die offene Stelle

Wir suchen eine engagierte und organisierte Persönlichkeit, die den täglichen Büroablauf organisiert und weiterentwickelt, sich um die interne Administration kümmert und den Head of Finance & HR in allen Personalangelegenheiten unterstützt. Du sorgst dafür, dass unsere tägliche Arbeit reibungslos, strukturiert und auf Basis eines menschlichen Miteinanders verläuft – von der Büroorganisation über den HR-Support bis hin zur aktiven Mitgestaltung unserer Arbeitskultur.

Aufgabenbereich Office & Administration

• Zentrale Ansprechperson für alle organisatorischen und administrativen Belange sowie Gestaltung einer gut strukturierten und einladenden Arbeitsumgebung
• Organisation des reibungslosen Büroalltags
• Einkauf und Verwaltung von Bürobedarf, Küchenartikeln und Wäschereiservice
• Kommunikation und Koordination mit der externen Reinigungsfirma
• Organisation, Betreuung und Vorbereitung interner Meetings und Veranstaltungen (inkl. Catering, Raumgestaltung, Hostessen)
• Kommunikation mit der Hausverwaltung
• Terminplanung und Koordination von Wartungs- und Reparaturarbeiten im Büro

Aufgabenbereich Personaladministration

• Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiter:innenakten und digitalen Personalunterlagen
• Koordination und Verwaltung unserer Social Benefits (z. B. Fahrtkostenzuschüsse, Kinderbetreuung)
• Unterstützung im Bewerbungsprozess sowie bei der Einarbeitung neuer Kolleg:innen
• Organisation interner Teamevents, Schulungen, Zusammenkünfte und saisonaler Feiern
• Aktive Mitgestaltung unserer Arbeitskultur durch Feedbackprozesse, Teamrituale und sinnstiftende Initiativen

Anforderungen

• 2–3 Jahre Erfahrung im Office-Management, in der Administration oder Personalunterstützung
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie hohe Diskretion und Eigeninitiative
• Genauigkeit und Liebe zum Detail, besonders bei administrativen und koordinativen Aufgaben
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Warmherzige, pragmatische Haltung und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten

• Strukturierte Einarbeitung in ein gut abgestimmtes, internationales Team mit offener und wertschätzender Arbeitsatmosphäre
• Die Möglichkeit, eigene Kompetenzen in eine innovative wissenschaftliche Organisation einzubringen und weiterzuentwickeln
• Familienfreundliches, flexibles Arbeitsumfeld mit Homeoffice-Möglichkeit sowie modernes, gut erreichbares Büro
• Sozialleistungen wie die Jahreskarte der Wiener Linien, Zuschüsse zur Kinderbetreuung und weitere Benefits
• Ein Bruttojahresgehalt gemäß dem österreichischen Kollektivvertrag „Werbung und Marktkommunikation“ mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung und Qualifikation sowie zusätzliche Sozialleistungen

Interesse?

Wenn du bereit bist, dich aktiv einzubringen, freuen wir uns auf deine Bewerbung!
Bitte sende deine vollständigen Unterlagen inklusive Gehaltsvorstellung an: UEG -United European Gastroenterology, Wickenburggasse 1, 1080 Wien, z.Hd. Herrn Christoph Ritsch: c.ritsch@ueg.eu!