Vorstandsassistent*in / Office Manager*in

Vorstandsassistent*in / Office Manager*in

Vorstandsassistent*in / Office Manager*in

Oxfam Deutschland e.V. ist eine unabhängige Nothilfe- und Entwicklungsorganisation mit Sitz in Berlin. Im internationalen Oxfam-Verbund setzen sich 21 Oxfam-Organisationen mit über 3.500 lokalen Partnern in 67 Ländern für eine gerechte Welt ohne Armut ein. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.oxfam.de.

Zur Leitung unseres Büromanagement-Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit mit 38 Wochenstunden (100%) und zunächst befristet auf 2 Jahre (eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt) eine*n

Vorstandsassistent*in / Office Manager*in

Ihre Aufgabe

Leitung des Betriebs der Geschäftsstelle

  • Leitung und Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Büro-Teams und des Empfangsbereichs, Führen von jährlichen Mitarbeiter*innen-Gesprächen
  • Bearbeitung/Weiterleitung von Anfragen und sonstiger Kommunikation
  • Kontaktstelle zu anderen Oxfam-Organisationen und zu Oxfam International
  • Sicherstellung der Bürologistik, einschließlich Bestellwesen, Ablagesystem und Raumlogistik
  • Verwaltung und Kontrolle der Budgets des Büroteams
  • Ansprechperson für Belange und Anforderungen der Cluster des Vereins

Individuelle Unterstützung des Vorstands und des Aufsichtsrats

  • Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen und administrativen Belangen einschließlich Reiseplanung, Terminkoordination und der Erstellung von (Präsentations-) Unterlagen
  • Vorbereitung und organisatorische Koordination von Aufsichtsratssitzungen und Mitgliederversammlungen einschließlich Protokollführung
  • Administrative Vorbereitung von globalen Oxfam Executive Board Treffen
  • Organisation und Vorbereitung von bereichsübergreifenden Veranstaltungen
  • Vorbereitungen von Rechnungen und Dienstreiseabrechnungen für die Buchhaltung

Koordination/ Umsetzung der betrieblichen Ausbildung

  • Auswahl der Auszubildenden (in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung)
  • Koordination der betrieblichen Ausbildung
  • Ausbildungsleitung für die Auszubildenden

Ihr Profil

  • abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder akademischer Abschluss und mehrjährige Erfahrung in der Büroadministration
  • Erfahrungen in der Koordination von Teams
  • routinierter Umgang mit den MS-Office Programmen und mit gängigen Bürogeräten, Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken, technisches Grundverständnis für die Bürokommunikations-Umgebung
  • Ausbilder/innen-Eignungsprüfung (AEVO) ist wünschenswert
  • hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, interkulturelle Kompetenz, Organisationstalent, effizientes Zeitmanagement, Einfühlungsvermögen, Durchsetzungsstärke, Vertraulichkeit und Diskretion
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Identifikation mit den Zielen und Werten von Oxfam

Wir bieten Ihnen

  • Die Mitarbeit in einem hoch ambitionierten Team mit flachen Hierarchien und viel Gestaltungsspielraum
  • Eine sinnstiftende Arbeit im Umfeld einer internationalen Nothilfe- und Entwicklungsorganisation mit hochmotivierten Kolleg*innen
  • Eine angemessene Vergütung gemäß Oxfam-Gehaltsstruktur. Die Stelle ist nach Oxfam-Gehaltsstruktur in die Gehaltsgruppe 15 eingruppiert. Nähere Informationen dazu finden Sie hier
  • 30 Tage Urlaub, flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
  • Eine attraktive betriebliche Altersversorgung (9% vom Gehalt)
  • Moderne technische Ausstattung (Homeoffice nach Absprache möglich)
  • Eine zentral gelegene Geschäftsstelle mit guter Anbindung an den ÖPNV

Bei Oxfam arbeiten wir nach feministischen Prinzipien. Oxfam setzt sich für die Förderung von Geschlechtergerechtigkeit und Frauenrechten ein und bekennt sich zu Chancengerechtigkeit und Diversität. Bei unseren Führungskräften streben wir ein Geschlechterverhältnis an, das die Geschlechterverteilung unserer Mitarbeitenden repräsentiert.

Unser Handeln richten wir stets an Oxfams drei Grundwerten Empowerment, Accountability und Inclusiveness aus. Mehr zu unseren Werten erfahren Sie hier.

Oxfam setzt sich ebenfalls dafür ein, das Wohlergehen von Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen zu schützen und zu fördern. Haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiter*innen verpflichten sich diesem Ziel durch Anerkennung des Verhaltenskodexes.

Wir möchten die Diversität bei Oxfam hinsichtlich soziokultureller Herkunft, Geschlecht, Beeinträchtigung, Alter, sexueller Identität sowie Religion oder Weltanschauung fördern. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Schwarzen und Indigenen Menschen sowie People of Color.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann richten Sie bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen (zusammengefasst in einer PDF-Datei) über unser Online-Bewerbungsformular und unter Angabe Ihres Gehaltswunsches bis zum
24. Oktober 2021 an:

Oxfam Deutschland Shops gGmbH, Frau Katrin Mohse, Teamleiterin Personal und Organisation

Für Rückfragen steht Ihnen Johanna Alteen, Vorstandsassistentin/Office Managerin, unter der Tel. 0151 1762 0080 gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Um sich für diesen Job zu bewerben, besuche bitte oxfam.aventini.io.

🇪🇺Finde heraus, ob du für diesen Job eines unserer Moblitätsstipendien von bis zu EUR 3.300,- erhalten kannst. Mehr über unser Stipendienprogramm NGOjobs for Europe.