Referent*in Office- und Eventmanagement

Die Bundesjugendvertretung (BJV) ist die gesetzlich verankerte Interessenvertretung aller Kinder und Jugendlichen in Österreich. Sie wird getragen von 59 Organisationen aus dem Bereich der außerschulischen Kinder- und Jugendarbeit. Die Geschäftsstelle, für die wir mit dieser Ausschreibung Unterstützung suchen, leistet die operative Arbeit für einen ehrenamtlichen Vorstand, der die strategische Ausrichtung der Organisation vorgibt. Die BJV bietet ein äußerst abwechslungsreiches und dynamisches Betätigungsfeld: Kinder- und Jugendthemen sind Querschnittsmaterie. Dementsprechend arbeitet die BJV in einem vielseitigen Netzwerk aus Institutionen und Organisationen. Das Team der Geschäftsstelle zeichnet sich durch vielfältige Kompetenzen, hohe Motivation und ein großes Maß an kollegialer Solidarität aus.

Als BJV treten wir für eine diskriminierungsfreie Gesellschaft ein und arbeiten an der Diversität unseres Teams. Daher wollen wir Personen unabhängig von Geschlecht, Hautfarbe, Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung, Religionszugehörigkeit oder formalem Bildungsgrad zur Bewerbung motivieren. Außerdem wollen wir aufgrund des Tätigkeitsfeldes besonders Personen, die um die 30 Jahre alt oder jünger sind, zur Bewerbung einladen.

Die BJV ist bemüht, bei ihren Aktivitäten ein möglichst sicheres Umfeld für junge Menschen und Erwachsene zu gewährleisten und hat ein Schutzkonzept. Alle Mitarbeiter*innen müssen daher einen Verhaltenskodex unterzeichnen und bei Einstellung die Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge vorlegen.

Die Position ist Teil des Teams der Geschäftsstelle der Bundesjugendvertretung und umfasst das Veranstaltungsmanagement in enger Zusammenarbeit mit den inhaltlichen Referent*innen der BJV. Dazu zählen die Organisation und kooperative Konzeption von bspw. mehrtägigen Konferenzen, Workshops und Online-Meetings, einschließlich der Kontakte mit Netzwerkpartner*innen und Dienstleister*innen sowie Teilnehmer*innenmanagement. Zu den weiteren Aufgaben gehört die Pflege der Website sowie die Unterstützung bei allgemeinen Office-Tätigkeiten. Beispiele für Veranstaltungen, wie die jährliche Vollversammlung, die Jugendkonferenz oder der Klimajugendrat, finden sich der auf der BJV-Website: www.bjv.at

Funktionsziele und Aufgaben

• Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung, der Leitung Finanzen und Büro sowie anderen relevanten Referent*innen
• Entwicklung und Verwaltung von Veranstaltungsbudgets
• Weiterentwicklung und Pflege von Leitlinien für die Veranstaltungsplanung
• Verfassen von Veranstaltungskonzepten
• Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpersonen
• Erstellung und Mitwirkung bei Projekt- und Förderanträgen
• Vertragsmanagement mit Dienstleister*innen und Veranstaltungsorten
• Organisation und Koordination von Ressourcen, Teilnehmer*innen und Logistik
• Nachbereitung und Evaluation von Veranstaltungen
• Mitwirkung bei laufender Buchhaltung
• Organisatorische Steuerung und Projektmanagement
• Inhaltliche Abstimmung mit relevanten internen und externen Stakeholdern.
• Mitbetreuung der BJV-Website (WordPress) und Verwaltung von Website-Tools (Formulare, etc.)

Anforderungsprofil

• Organisatorische Affinität für Veranstaltungen sowie hohes Interesse für unsere Themengebiete
• Erfahrung im Projektmanagement
• Gestaltungswille, Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit und Verlässlichkeit
• Selbständige Arbeitsweise und Teamfähigkeit, Fähigkeit zu priorisieren, Stressresistenz
• Soziale und kommunikative Kompetenz
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse in MS-Office
• Bereitschaft, die Grundprinzipien der BJV mitzutragen
• Fallweise Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten (durchschnittlich 2-4 Abendtermine/Jahr und 1-2 Wochenendtermine im Jahr)
• Erfahrung mit Beteiligungsprozessen für junge Menschen von Vorteil
• Erfahrung in der Kinder- und Jugendpolitik, Kenntnisse zu diversen kinder- und jugendpolitischen Themen von Vorteil
• Erfahrung in der Arbeit mit Ehrenamtlichen bzw. in der außerschulischen Kinder- und Jugendarbeit von Vorteil
• Erfahrung mit der Akquise und Abrechnungen von Förderungen (z.B. national und auf EU-Ebene, Erasmus+) von Vorteil

Rahmenbedingungen

Anstellungsbeginn: ab August, um eine Übergabe zu ermöglichen

Befristung: befristet auf ein Jahr mit Option auf Verlängerung

Stundenausmaß: 32,5h – Stundenaufstockung ggf. möglich

Dienstort: Büro der Bundesjugendvertretung, Liechtensteinstraße 57/2, 1090 Wien – das Büro liegt im 1. Stock und ist für Rollstuhlbenützer*innen barrierefrei. Die BJV bietet die Möglichkeit zur teilweisen Arbeit im Home-Office.

Gehalt: Die Gehälter in der BJV orientieren sich nach einem internen Gehaltsschema. Für die ausgeschrieben Stelle beträgt das Mindestgehalt für 38,5 brutto €2.779. Ausbildung, Vordienstzeiten sowie ehrenamtliche Vorerfahrungen im ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich werden gemäß Betriebsvereinbarung zusätzlich angerechnet. Bspw. beträgt das Gehalt bei zwei Jahren Berufserfahrung und einem abgeschlossenem Bachelorstudium brutto € 3.064.

Die BJV bietet gemäß ihrer Betriebsvereinbarung Möglichkeiten zur Weiterbildung sowie Einzelsupervision, bzw. Coaching. Team-Supervisionen finden regelmäßig statt. Darüber hinaus übernimmt die BJV bei Bedarf die Jahreskarte für die Wiener Linien (Jobticket) und die ÖBB-Vorteilscard oder anteilig das Klimaticket.

Bewerbung

Ihre Bewerbung richten Sie bitte bis spätestens Sonntag, 5. Mai 2024, 23:59 (einlangend) mit dem Betreff „Bewerbung Referent*in Office & Event“ an die Geschäftsführung der Bundesjugendvertretung unter bewerbung@bjv.at. Bitte verwenden Sie für Ihre Bewerbung unbedingt das verfügbare Formular und fügen Sie dort auch ihr Motivationsschreiben ein. Bitte verzichten Sie im Formular auf ein Bewerbungsfoto und die Zusendung weiterer Unterlagen. Bewerbungen, die nicht über das oben genannte Formular eingereicht werden, können nicht berücksichtigt werden.

Rückmeldung erhalten Sie bis spätestens 17. Mai. Die persönlichen Hearings finden am 27. oder 29. Mai 2024 Wien statt. Sollten Sie Terminpräferenzen haben, teilen Sie uns diese gerne bereits bei der Bewerbung mit.