Verwaltungsassistenz (m/w/d) – Friedens- und Konfliktorganisation | Wien | Teilzeit

Herbert C Kelman Institute for Interactive Conflict Transformation

Zur Stelle

Teilzeit · 25 Std./Woche · Ab € 1.710,00 brutto/Monat (je nach Qualifikation und Erfahrung) · Befristeter Vertrag (6 Monate, Verlängerung vorbehaltlich Finanzierung möglich) · Vor Ort · Wien

Wir suchen eine engagierte Verwaltungsassistenz, die das HKI-Team am Wiener Standort unterstützt.  Deutsch und Englisch auf C1-Niveau (oder höher) in Wort und Schrift sind Voraussetzung. Kenntnisse in Arabisch und/oder Hebräisch sind von Vorteil.

Aufgaben

Finanzadministration:

• Ordnen, digitalisieren und kategorisieren von Finanzdokumenten
• Pflege interner Finanztracker und monatliche Ausgabenabstimmung
• Proaktives Nachfassen bei Mitarbeitenden und externen Auftragnehmenden zur Erfassung und Prüfung von Rechnungen, Spesenerstattungen und Verträgen
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Buchhalters bei der Einhaltung von Prüfungsstandards

Berichtswesen & Dokumentation:

• Verfassen, Lektorieren und Redigieren interner und externer Berichte
• Pflege eines zentralen Ablagesystems für projektbezogene Dokumente und Verträge
• Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden administrative und finanzielle Fristen einhalten

Logistik & Veranstaltungsmanagement:

• Koordination von Reiselogistik für Forschende (Visa, Flüge, Unterkunft)
• Planung und Durchführung von Workshops und Seminaren (Veranstaltungsort, Catering, Materialien, Teilnehmerkoordination)

Anforderungen

Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung. Kenntnisse in Arabisch und/oder Hebräisch sind von Vorteil.

• Erfahrung in allgemeiner und leitungsunterstützender Verwaltungsarbeit
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office Suite, insbesondere Excel oder Google Sheets auf fortgeschrittenem Niveau
• Erfahrung in Dateneingabe und Dokumentenmanagement
• Hohe Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Effektive Kommunikation und interkulturelle Kompetenz
• Teamfähigkeit in einem diversen, internationalen Umfeld
• Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Rolle ist von Vorteil

Kandidaturprofil

• Abschlussorientierung: Aufgaben werden eigenständig und vollständig erledigt, ohne kontinuierliche Nachfrage durch Vorgesetzte
• Integrität: Ehrlichkeit, Transparenz und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Diplomatische Durchsetzungsfähigkeit: Fähigkeit, Kolleginnen, Kollegen und externe Auftragnehmer professionell und beharrlich um fehlende Unterlagen zu bitten
• Interkulturelle Kompetenz: Erfahrung in der Zusammenarbeit mit diversen Teams über verschiedene Zeitzonen und kulturelle Hintergründe hinweg
• Technische Kompetenz: Fortgeschrittene Kenntnisse in Excel/Google Sheets, Microsoft Office und Dokumentenmanagement-Tools; Fähigkeit, KI-gestützte Tools sinnvoll einzusetzen