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Assistenz des Generalsekretärs

Education & Research
Place of employment Vienna
Employment relationship Part-time
Published on 27.11.2023

Sinnbildungsstiftung

In der Rolle als Assistenz unterstützen Sie den Generalsekretär und sind für die Administration der Stiftung verantwortlich. Sie kommunizieren mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Stakeholdern (Stiftungsgremien, Förderprojekten, Partner*innen) und sind der erste Kontaktpunkt zur Sinnbildungsstiftung. Sie sind ein Organisationstalent und behalten gern den Überblick über unser Portfolio an Projekten.

 

Kurzprofil und Aufgaben in der Rolle

  • Sie unterstützen den Generalsekretär in administrativen und organisatorischen Agenden der Stiftung (z.B. Sitzungsmanagement der Stiftungsgremien, Terminkoordination, Korrespondenz)
  • Sie organisieren selbstständig die monatliche Buchhaltung in Abstimmung mit der Steuerberatungskanzlei
  • Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung der Unterlagen für die jährliche Stiftungsprüfung
  • Sie sind eigenständig für die Vor- und Nachbereitung von diversen Unterlagen (z.B. Präsentationen, Berichtswesen) verantwortlich
  • Sie achten auf ordnungsgemäße Einhaltung wesentlicher Abläufe innerhalb der Organisation
  • Sie agieren als Schnittstelle zu Partner*innen und geförderten Projekten
  • Sie organisieren das Büro selbständig (z.B. Bestellwesen, Postbearbeitung, Rechnungskontrolle)

 

Ausbildung und Erfahrung der Bewerber*innen

  • Wirtschaftliche Ausbildung
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich von großem Vorteil
  • Resilienz und Flexibilität
  • Freude beim Organisieren und Koordinieren sowie dem Schaffen von Strukturen und Prozessen
  • Ausgezeichnete MS Office (insb. Word, Excel und Power Point-) Kenntnisse und eine Affinität für digitale Tools
  • Erstklassige German- und Rechtschreibkenntnisse
  • Selbstwirksame, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ein professionelles Auftreten

Rahmenbedingungen

  • Arbeitsort:             1010 Wien
  • Anstellung: 20h
  • Beginn: ab sofort
  • Dotierung:                Monatsbruttogehalt von min. € 1.350,-  mit Bereitschaft zur

Überzahlung bei entsprechender Qualifikation

 

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen ausschließlich digital (CV mit Foto, Motivationsschreiben, sonstige relevante Informationen) ab sofort an Fabian Scholda (f.scholda@sinnbildungsstiftung.at). Bei Fragen zur Beschreibung können Sie sich auch gerne unter +43 660 545 11 93 melden.

Bitte führen Sie in Ihrer Bewerbung den für Sie frühestmöglichen Arbeitsbeginn an.

Wir freuen uns auf ein persönliches Kennenlernen!

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Fabian Scholda, Secretary General

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