Büroleiter:in (w/m/d)

Oberösterreichische Kinderkrebshilfe

Du bist eine organisationsstarke, strukturierte Persönlichkeit, die in einer sinnstiftenden Non-Profit-Organisation wirken möchte? Du möchtest aktiv dazu beitragen, dass an Krebs erkrankte Kinder und Jugendliche sowie ihre Familien bestmöglich unterstützt werden? Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen!

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine:n motivierte:n Büroleiter:in mit Organisationstalent und Herz.

Über uns

Die Oberösterreichische Kinderkrebshilfe setzt sich seit 1988 für an Krebs erkrankte Kinder und Jugendliche sowie deren Familien in Oberösterreich ein. Wir leisten Direkthilfe, schaffen Bewusstsein für das Thema Krebs bei Kindern und vertreten die Interessen unserer Zielgruppe mit Nachdruck.

Um unsere Wirkung weiter zu stärken, suchen wir ab sofort eine engagierte Büroleiter:in.

Deine Aufgaben

In deiner Rolle als Büroleiter:in übernimmst du die organisatorische Verantwortung für unser Büro und bist zentrale Ansprechperson für Vorstand, Verband und Team der Oberösterreichischen Kinderkrebshilfe. Dazu gehören:

• Verantwortung für die organisatorische Leitung des Büros – von der Strukturierung des Arbeitsalltags über die Steuerung interner Abläufe bis zur Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts
• Unterstützung des ehrenamtlichen Vorstands durch Organisation von Vorstandssitzungen, Protokollführung, Nachverfolgung von Beschlüssen sowie Bereitstellung von Informationen und Vorlagen zur Entscheidungsfindung
• Schnittstellenfunktion zwischen Vorstand und Team, mit dem Ziel, Kommunikation effizient zu gestalten, Aufgaben klar zu koordinieren und eine verbindliche Zusammenarbeit zu ermöglichen
• Enge Zusammenarbeit mit dem Verband der österreichischen Kinderkrebshilfe-Organisationen sowie Umsetzung überregionaler Beschlüsse und Vorgaben auf regionaler Ebene
• Fachliche und disziplinarische Führung des Office-Teams gemeinsam mit dem Vorstand, inklusive Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sowie Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
• Organisation und Umsetzung administrativer Prozesse – insbesondere vorbereitende Buchhaltung, Rechnungs- und Spesenfreigabe, Fristen- und Vertragsmanagement, Dokumentenorganisation und Fördermittelverwaltung
• Sicherstellung funktionierender interner Kommunikations- und Informationsstrukturen, z. B. durch Care von Kalendern, Ablagesystemen, Vorlagen und Kommunikationskanälen
• Verantwortung für interne Veranstaltungen, Sitzungen, Besprechungen und kleinere Projekte, einschließlich Logistik, Einladung, Ablaufplanung und Nachbereitung
• Koordination externer Dienstleister:innen und Infrastruktur, etwa für IT, Hausverwaltung oder Lieferant:innen
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung unserer Büroprozesse und internen Qualitätssicherung, insbesondere durch Dokumentation von Standards und Abläufen

Was du mitbringst

Für diese Position wünschen wir uns eine Person, die fachliche Erfahrung ebenso mitbringt wie Leidenschaft für unsere Mission:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft, Verwaltung, Office Management oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Leitungsfunktion
• Erfahrung in der fachlichen und/oder disziplinarischen Führung von Mitarbeiter:innen
• Fundierte Kenntnisse administrativer Prozesse wie vorbereitender Buchhaltung, Vertrags- und Fristenmanagement sowie Mittelverwaltung
• Sicherer Umgang mit gängigen Office- und Verwaltungstools (z. B. MS Office, Buchhaltungssoftware, Dokumentenmanagementsysteme)
• Ein ausgeprägtes Gespür für Stakeholder-Management im Umgang mit Vorstand, Verband, Dienstleister:innen und Team
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Bereitschaft, Neues zu lernen und Prozesse aktiv mitzugestalten

Was dich bei uns erwartet

• Eine sinnstiftende Aufgabe mit viel Raum für Eigenverantwortung und Organisationstalent
• Ein wertschätzendes, unterstützendes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Option
• Für eine Vollzeitstelle (37 Std./Woche) bieten wir ein monatliches Bruttogehalt von EUR 3.444,40 (mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung)
• Einstieg ab sofort möglich

Bewirb dich bei uns!

Wenn du dich angesprochen fühlst und Teil unserer Mission werden möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung.
Bitte sende deinen Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Ergänzung für unser Team bist, an: bewerbung@kinderkrebshilfe.or.at

Die Oberösterreichische Kinderkrebshilfe steht für Chancengleichheit und lädt People aller Geschlechter, Altersgruppen, ethnischer Hintergründe, sexuellen Orientierungen, Religionen und People mit Behinderungen ein, sich zu bewerben.