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Datenschutz im Bewerbungsprozess: Welche Rechte habe ich?

matthew-henry-87142-unsplash
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von Ferdinand Lischka, 17.04.2018

Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können Unternehmen ab 28.05.2018 aufgrund eines schlampigen Umgangs mit personenbezogenen Daten mit Geldstrafen in Millionenhöhe belangt werden. Aus Sicht von Konsumentinnen und Bürgern ist dies zu begrüßen, weil dadurch ein Umdenken bei der Speicherung, Verarbeitung und Weiterleitung von persönlichen Daten, die womöglich vom Unternehmen nicht einmal mehr benötigt werden, stattfindet und so hoffentlich in Zukunft nicht mehr alles über uns im Netz gespeichert bleibt.

Welche Rechte ergeben sich nun im Bewerbungsprozess? Wie müssen Arbeitgeberinnen und Personalberater mit den sensiblen Daten ihrer Bewerberinnen umgehen? Und umgekehrt gefragt, welche Rechte habe ich als Bewerber, insbesondere wenn ich die Stelle nicht erhalten habe und nicht möchte, dass mein Lebenslauf nun auf Ewigkeiten gespeichert bleibt?

Informationspflichten von Unternehmen und NPOs

Zunächst einmal muss ich von meinem potentiellen zukünftigen Arbeitgeber (spätestens) nach Eingang meiner Bewerbungsunterlagen unter anderem darüber informiert werden,

  • wer für die Speicherung und Verarbeitung meiner Daten verantwortlich ist (“Datenschutzverantwortlicher”),
  • an welche Personen oder Abteilungen meine Daten weitergeleitet werden und
  • wie lange die Daten gespeichert werden.

Dies könnte z.B. in Form einer automatischen Empfangsbestägigung per E-Mail erfolgen. Diese könnte wie folgt aussehen:

 

Sehr geehrte Frau xxx,

vielen Dank für Ihre Bewerbung beim Verein xxx. Mein Name ist Herr Maier und ich bin der Datenschutzverantwortliche im Verein. Ihre Bewerbung wird derzeit ausschließlich von mir und meiner Kollegin Frau Huber verarbeitet und eingesehen.

Im weiteren Bewerbungsprozess werden auch unsere Kolleginnen von der Personalabteilung in die Entscheidungsfindung mit eingebunden. Die Personalabteilung erhält Ihre Bewerbungsunterlagen jedoch nur, wenn Sie in die engere Auswahl fallen. Sollte dies der Fall sein, werden Sie in einem gesonderten E-Mail darüber informiert.

Sobald die Stelle besetzt wurde, wird Ihre Bewerbung spätestens nach 2 Monaten gelöscht.

Mit freundlichen Grüßen

Rudi Maier

 

Jeder Bewerber kennt die Situation, dass nach einer aufwendigen Bewerbung nie wieder eine Antwort des Unternehmens kommt. Um seinem Ärger Luft zu machen, kann man natürlich eine negative Arbeitgeberbewertung auf einer Plattform wie kununu hinterlassen.

Mit einer Bestätigungsmail wie der obigen erhält der erste Kontakt zwischen potentieller Arbeitgeberin und Mitarbeiter jedoch gleich mal eine etwas persönlichere Note und kann das Unternehmen außerdem zeigen, dass es mit den persönlichen Daten sorgsam umgeht.

Wie ist es nun, wenn ich als Kandidat selbst ein Interesse daran habe, dass meine Bewerbung für künftige freie Stellen “in Evidenz” gehalten wird. Kein Problem. Mit einer schriftlichen Einwilligung, dass für diesen Fall meine Bewerbungsunterlagen auch längerfristig gespeichert werden dürfen, ist dies natürlich möglich.

Persönliches Recht auf Datenschutz aktiv einfordern

Wenn ich stattdessen sicher gehen will, dass mein Lebenslauf und sonstige persönliche, zum Beispiel über ein Online-Formular versendete Daten gelöscht werden, empfiehlt sich, dies ausdrücklich schriftlich zu verlangen. Ein Schlupfloch gibt es nämlich, welches Arbeitgebern ermöglicht, Bewerbungsunterlagen längere Zeit aufzubewahren. Besteht nämlich eine gesetzliche Grundlage für ein überwiegendes berechtigtes Interesse des Unternehmens für eine längere Aufbewahrung der Daten, wie im Recruitingbereich z.B. der Schutz vor der Geltendmachung von Ansprüchen von Bewerberinnen des österreichischen Gleichbehandlungsgesetzes (§15 GlBG) bzw. in Deutschland des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), können die Daten für die Dauer von 3 Jahren aufbewahrt werden.

 

Zum Autor:

Mag. Ferdinand Lischka ist Jurist und Gründer und Geschäftsführer von NGOJobs.

Der Text wurde bewusst in keiner einheitlichen Weise gegendert, sondern die weibliche und die männliche Form vermischt verwendet. 

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